Jak sprawnie, skutecznie i bezpiecznie zarządzać dokumentacją w firmie?

Zarządzanie dokumentacją usprawnia współpracę zespołów projektowych oraz zwiększa innowacyjność.

Zarządzanie dokumentacją to wyzwanie z jakim boryka się każda firma. Wiedza archiwizowana przez lata stanowi bardzo często kompendium dla przyszłych projektów i powinna być odpowiednio zabezpieczona.

Do realizacji tego celu potrzebujemy odpowiedniego narzędzia. Najlepszym rozwiązaniem będzie flagowy system do zarządzania dokumentacją od SOLIDWORKS – PDM Professional.

Cykl życia naszego produktu można podzielić na 3 fazy:

Pierwsze 2 fazy są zazwyczaj krótkie. Standardowa analiza z wdrożeniem w tzw. pakiecie „Quick Start” trwa 6 dni i jest realizowana przez firmę DPS Software na miejscu u Klienta.

Analiza polega na zebraniu potrzeb, wymagań i oczekiwań Klienta. Podczas analizy przeprowadzany jest pełny audyt dokumentacji a jej wynikiem jest ramowy plan wdrożenia. Na naszym forum znajduje się artykuł opisujący jak się to tego przygotować.

System SOLIDWORKS PDM jest produktem pudełkowym, o szerokich możliwościach konfiguracyjnych. Oznacza, to, że można go dostosować do specyfiki pracy niemalże każdego Klienta. Jest to główny powód dlaczego potrzebujemy dedykowanego wdrożenia. Wdrożenie to nic innego jak instalacja oraz dostosowanie systemu w oparciu o założenia powstałe podczas analizy. Wdrożenie standardowo kończy się szkoleniem dla użytkowników. Od teraz nasz system jest gotowy do pracy!

Od momentu zaewidencjonowania pierwszych plików zaczyna się faza „Utrzymanie”. PDM jak każdy system bazodanowy wymaga działań konserwacyjnych, może być także rozbudowany o nowe funkcje, zaczynając od tych zaawansowanych jak nowe karty dla plików czy wyszukiwarki, a kończąc na dodaniu nowych rekordów do wcześniej zdefiniowanych list (zobacz jak mogą być tworzone listy dynamicznie). Proste w obsłudze narzędzie administracyjne sprawia, że wszystkie te rzeczy możemy zrobić sami!

Jako, że od lat prowadzimy wdrożenia PDM, nasze doświadczenie podpowiada, iż warto jest wyznaczyć osobę, która będzie „opiekowała” się naszym systemem, będzie jego administratorem. Najlepiej do tego celu nadaje się osoba, która zna procesy zachodzące w firmie, może to być np. główny konstruktor, informatyk, natomiast mile widziana będzie umiejętność pisania prostych programów i skryptów.

Administrator powinien posiadać specjalne uprawnienia w systemie, które będą wyższe niż uprawnienia pozostałych użytkowników. Dzięki temu jesteśmy w stanie stwierdzić, iż nasze dane są pod kontrolą, są na prawdę bezpieczne.

Dzięki wyznaczeniu jednej osoby mamy pewność, iż utrzymaniu i rozwojowi naszego PDM-a zawsze towarzyszy jedna, spójna koncepcja. W firmie możemy mieć kilka wizji tego, jak ma wyglądać nasz system. Warto jest aby wszystkie koncepcje trafiły do jednej osoby, były poddane analizie, a dopiero później finalnej implementacji.

Administrator oprócz podstawowych obowiązków związanych z parametryzacją przechowalni plików powinien opiekować się systemem od strony serwerów. Mamy do wykonania takie czynności jak optymalizacja działania serwera SQL, wykonywanie kopii zapasowych czy aktualizację systemu PDM do nowszej wersji.

Jeżeli pomimo posiadania odpowiedniego narzędzia nadal borykacie się z problemami w zarządzaniu dokumentacją, nie ma na co czekać, zaufajcie jednej osobie, która będzie sprawnie zarządzać waszym systemem PDM!

Jeżeli już jesteś administratorem zobacz resztę naszych artykułów na DPSToday w działach TIPS&TRICKS i ZASTOSOWANIA.

Post: Jak sprawnie, skutecznie i bezpiecznie zarządzać dokumentacją w firmie?