Jednym z najczęstszych pytań klientów w kontekście zarządzania dokumentacją, jest ukrycie roboczych kopii/wersji dokumentów przed działem produkcji i innymi, które tak naprawdę nie muszą lub wręcz nie powinny mieć dostępu do roboczych danych. Niech produkcja widzi jedynie rewizje, natomiast wszystko na czym obecnie pracujemy powinno zostać w dziale konstrukcyjnym. Można tego dokonać w bardzo prosty sposób, produkcja powinna mieć dostęp tylko i wyłącznie do odczytu dla danego folderu oraz stanu pliku.
Należy wejść w ustawienia użytkownika/grupy „Produkcja” i wybrać opcja „Odczytaj zawartość w pliku na odpowiednim stanie (opcja „Uprawnienia stanu”) – w tym przypadku będzie to tylko stan „Zatwierdzony” :
Kolejna rzecz to włączenie opcji „Odczytaj zawartość pliku” w kontekście folderu, poprzez wybranie zakładki „Uprawnienia folderu”.
Należy pamiętać żeby w tych dwóch miejscach włączyć najlepiej tylko i wyłącznie to ustawienie. Gdy klikniemy pomoc dla „Odczytaj zawartość pliku”, wyświetli nam się następująca informacja :
Warto zwrócić uwagę, żeby w żadnym wypadku nie była włączona opcja „Pokaż wersje robocze plików” :
Gotowe! W tym momencie użytkownicy grupy „Konstrukcja” zobaczą wszystkie robocze wersje dokumentów (o ile oczywiście im tego nie zablokujemy) :
Natomiast użytkownicy grupy „Produkcja” będą widzieli tylko i nawet jeśli w międzyczasie powstałaby jedna lub więcej wersji, użytkownicy tej grupy nie będą w stanie ich wyświetlić :
